ORGANIZAÇÃO: tudo o que uma recepcionista de consultório deve saber.

É muito difícil que uma recepção desorganizada seja eficaz. Para que todos os processos que você realiza ao longo do dia sejam bem feitos e tenham o retorno esperado, é preciso ter muita organização. Além de capacidade de priorização e eficiência.

O primeiro ponto é: organizar a agenda. Isso é de suma importância para o bom funcionamento de todos os outros processos do consultório.

Delimitar qual é o tempo para cada procedimento, qual o tempo das consultas, qual a taxa de atraso máximo e quais são as atitudes tomadas quando os pacientes não comparecem, são alguns valores que precisam ser estabelecidos e comunicados.

Além dessa organização, a recepcionista também precisa saber se organizar para realizar as tarefas na recepção e na sala de espera, deixar os documentos numa ordem determinada, ter sempre à mão contatos e informações importantes, definir um protocolo no atendimento dos pacientes para realizar os cadastros, são alguns processos importantes.

Ser organizada é uma forma de evitar eventuais enganos que possam prejudicar a imagem do consultório em relação a seus pacientes e colaboradores.

É muito difícil que uma recepção desorganizada seja eficaz.

Para que todos os vários processos que você realiza ao longo do dia sejam bem feitos e tenham o retorno esperado, é preciso ter muita organização. Além de capacidade de priorização e eficiência.

O primeiro ponto é: organizar a agenda. Isso é de suma importância para o bom funcionamento de todos os outros processos dentro do consultório.

Ter bem delimitado qual é o tempo para cada procedimento, qual o tempo das consultas, qual a taxa de atraso máximo e também quais são as atitudes tomadas quando os pacientes não comparecem são alguns valores que precisam ser delimitados e bem comunicados.

Além dessa organização, a recepcionista também precisa saber se organizar para realizar as tarefas na recepção e na sala de espera.

Deixar os documentos numa ordem determinada, ter sempre à mão contatos e informações importantes, definir um protocolo no atendimento dos pacientes para realizar os cadastros, são alguns processos importantes.

Ser organizada é uma forma de evitar eventuais enganos que possam prejudicar a imagem do consultório em relação a seus pacientes e colaboradores.

Saber lidar com imprevistos

A cordialidade e a organização são também primordiais quando falamos em imprevistos. Mesmo com todo o planejamento em dia, algo inesperado pode acontecer. O dentista pode ter alguma emergência familiar ou o paciente pode se esquecer da consulta e se atrasar, por exemplo. Nesses casos, é imprescindível manter a calma, tratar a todos com gentileza e buscar soluções rápidas para contornar a situação. Ter atenção nesses detalhes faz toda a diferença.

Algumas situações acontecem quando menos se espera, por isso, é importante fazer uma previsão de possíveis erros e ter um protocolo de ação, uma espécie de “plano B” para agir corretamente quando elas acontecerem. Isso vai te dar mais segurança e também, vai melhorar o atendimento no consultório.

A recepcionista de consultório deve buscar sempre ser amistosa, útil e eficiente.

Com essas dicas em mente, seu trabalho será reconhecido positivamente tanto por pacientes quanto pela equipe de dentistas.